Datenschutz beim KI-Einsatz

Dortmund

Datenschutzerklärung zum Einsatz von KI beim Anrufbeantworter der enigmania-Gruppe

1. Art und Umfang der Datenspeicherung

Bei einem Anruf der Telefonnummern 0231-20659222 und 0203-36993925 werden Sie mit einem KI-unterstützten Anrufbeantworter verbunden. Während des Gesprächs wird die Sprache automatisiert in Text umgewandelt (Transkription). Dabei werden der Gesprächsinhalt sowie – soweit übermittelt – Ihre Telefonnummer zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder für einen eventuellen Rückruf verarbeitet. Eine dauerhafte Speicherung der Sprachaufnahme erfolgt nicht. Es können grundsätzlich nur allgemeine Auskünfte bei der KI abgefragt werden. Für weitere Dienste, z. B. Buchungsanfragen, besteht die Möglichkeit, mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter verbunden zu werden.

2. Rechtliche Grundlagen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie einer verbesserten Erreichbarkeit, auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten.

3. Hinweis auf KI-Nutzung

Zu Beginn des Gesprächs informieren wir Sie gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act) darüber, dass Sie mit einem KI-gestützten System kommunizieren. Sofern Sie dies nicht wünschen, können Sie den Anruf beenden. Bei einem erneuten Anruf wählen Sie dann „Option 1“ per Sprache oder Taste, um mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter verbunden zu werden bzw. eine Rückrufbitte zu hinterlassen. Für die Bereitstellung der KI-Telefonie setzen wir die TryKi UG (haftungsbeschränkt) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein.

4. Datensicherheit und Datenschutz

Die für den KI-unterstützten Anrufbeantworter genutzte Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Die Sprachdaten werden ausschließlich für die Dauer der Transkription verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Das im Rahmen der Transkription erzeugte Textprotokoll wird automatisch spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Die im Rahmen der Nutzung des KI-gestützten Anrufbeantworters verarbeiteten Daten werden nicht zum Training oder zur Weiterentwicklung des KI-Systems verwendet.

Weitere Informationen, wie z. B. der Verantwortliche und Ihre Betroffenenrechte, können den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Homepage entnommen werden.

Für weitere Fragen und Hinweise zu dem Thema steht Ihnen gerne der Datenschutzbeauftragte der enigmania-Gruppe unter der Kontaktadresse dsb@enigmania.de zur Verfügung.

Hinweis: Rechtlich maßgeblich ist ausschließlich die deutsche Fassung dieses Textes. Diese Übersetzung dient nur der besseren Verständlichkeit.